Archivage & Gestion documentaire
Gérez et valorisez votre patrimoine documentaire avec une gestion fluide, sécurisée et conforme.
Maîtriser les documents, fluidifier les processus et sécuriser l'information
Dans un contexte où les volumes d’informations augmentent et où les exigences de conformité et de traçabilité se renforcent, la gestion documentaire ne peut plus reposer sur des pratiques manuelles ou dispersées.
Le secteur public doit aujourd’hui adopter une approche centralisée, fluide et sécurisée de gestion du patrimoine informationnel.
NEONOVIA accompagne les organisations dans la structuration, la dématérialisation des documents, l’automatisation et la valorisation de leurs flux documentaires. À travers nos services et solutions, nous permettons à nos clients de gagner en efficacité opérationnelle, d’améliorer la traçabilité et de renforcer la sécurité de leurs documents.
Objectif : simplifier la circulation de l’information, fiabiliser les processus, réduire les délais et garantir la conformité réglementaire.
Dématérialisation des documents, premier pas vers la digitalisation
La dématérialisation constitue une étape clé dans toute démarche de transformation numérique. Elle permet de structurer, sécuriser et valoriser le patrimoine documentaire des organisations publiques. Au-delà d’un simple processus de numérisation, il s’agit ici d’une opération encadrée, menée par des professionnels de l’archivage, pour garantir conformité, traçabilité et efficacité.
Nos équipes interviennent dès l’amont pour analyser le fonds documentaire, qualifier les typologies de documents, et définir un plan d’archivage adapté aux exigences réglementaires et aux besoins métiers. Cette expertise se concrétise ensuite par une opération de numérisation rigoureuse, effectuée selon des standards élevés de qualité, de confidentialité et de sécurité.
La gestion documentaire est ainsi modernisée avec un accès facilité à l’information, une réduction des coûts de traitement et une meilleure maîtrise du cycle de vie des documents.
Une méthodologie éprouvée
Afin d’optimiser la gestion de l’information au sein de votre organisation, nous vous accompagnons avec une procédure d’archivage de documents sur mesure. Notre méthodologie d’accompagnement, intègre tout le dispositif de traitement des archives (moyens humains, matériel, logistique et technique).
Étude et analyse des documents existants.
Proposition d’une charte de gestion des archives, procédures de gestion, plan de classement et calendrier de conservation.
Recommandations et mise à niveau des locaux selon les normes de conservation des archives.
Dépoussiérage, désinsectisation et épuration du fonds d’archives.
Tri, classement et reconditionnement des archives. Inventaire exhaustif et détaillé.
Scan de vos fonds documentaires.
Définition des index. Indexation automatique, semi-automatique et/ou manuelle.
Solution de gestion de vos documents adaptée à vos besoins et usages.
Archivage et Gestion Électronique de Documents : une exigence stratégique pour le secteur public
Dans un contexte où les flux d’information sont toujours plus nombreux, la gestion électronique des documents (GED) et les systèmes d’archivage électronique (SAE) constituent un levier fondamental pour garantir la traçabilité, la sécurité et la pérennité des données. Pour les acteurs publics, il s’agit non seulement de structurer l’information tout au long de son cycle de vie, mais aussi de répondre aux exigences réglementaires croissantes, tout en facilitant l’accès aux documents pour les agents et les citoyens.
Mise en œuvre dans une logique métier, une bonne stratégie GED/SAE permet de fiabiliser les processus, d’optimiser le temps de traitement, et de préserver la mémoire institutionnelle. Elle s’inscrit comme un pilier de la transformation numérique des services publics.
Découvrez nos solutions de Gestion de Documents
NEO Archives
La solution dédiée à la gestion des archives physiques et numériques des organisations.
NEO Bureau d’Ordre
Simplifiez la réception, le traitement et le suivi de vos courriers et documents entrants.
VISIATIV Document
La solution GED pour dématérialiser et gérer simplement votre patrimoine documentaire.
Des bénéfices concrets pour vos équipes et votre organisation
En adoptant les solutions RAQMANEO et services associés, vous améliorez durablement la gestion de vos documents et automatisez des tâches chronophages tout en renforçant la traçabilité, la conformité et la qualité des échanges internes.
- Réduction des tâches manuelles et des erreurs
- Accès rapide, traçabilité et classement structuré
- Renforcement de la sécurité documentaire
- Meilleure conformité réglementaire
- Collaboration facilitée entre services
- Archivage pérenne et valorisation du patrimoine documentaire
Envie d'aller plus loin ?
Parlons de vos enjeux en matière de gestion documentaire.
Nos équipes peuvent vous proposer une démonstration ciblée et vous accompagner dans le choix des modules adaptés à vos besoins.